YOU Talent: veilige Google Workspace en beheerde IT voor talentontwikkeling in Rotterdam

YOU Talent is een Rotterdamse organisatie die sinds 2009 talentontwikkeling naar de klas brengt. Onder het motto "vaklessen op maat" verzorgt YOU Talent gespecialiseerde lessen op basisscholen rond zes pijlers: mentale weerbaarheid, burgerschap en identiteit, een gezonde leefstijl, techniek en wetenschap, creatieve expressie en studievaardigheden. Wekelijks doen rond de duizend leerlingen mee aan de programma's, die zich verspreiden over wijken als Feijenoord, Charlois, Noordereiland en Kop van Zuid. Het werk van YOU Talent draait om mensen: vakdocenten, coaches, scholen, ouders en bovenal kinderen. Daar hoort een digitale werkomgeving bij die net zo betrouwbaar is als de lessen zelf. Roosters, lesmateriaal, communicatie met scholen en de planning van docenten lopen via een gedeelde omgeving die altijd beschikbaar moet zijn en goed beschermd. Omdat een onderwijsorganisatie werkt met gegevens van kinderen en samenwerkt met meerdere scholen tegelijk, is een veilige en overzichtelijke IT-basis geen luxe maar een randvoorwaarde. TRON Group verzorgt voor YOU Talent de complete Google Workspace omgeving met beheer en beveiliging, inclusief afgedwongen tweestapsverificatie. Daarnaast nemen we de webhosting en de endpointbeveiliging voor onze rekening. Zo kan het team van YOU Talent zich volledig richten op waar het goed in is: leerlingen helpen hun talenten te ontdekken, terwijl de techniek op de achtergrond rustig en veilig doet wat het moet doen.

De uitdaging

YOU Talent groeide de afgelopen jaren uit van een initiatief in Feijenoord naar een organisatie die in meerdere Rotterdamse wijken lessen verzorgt. Met die groei nam ook de digitale afhankelijkheid toe. Docenten plannen lessen, delen materiaal, stemmen af met scholen en houden de voortgang van leerlingen bij. Dat verloopt grotendeels via Google Workspace en een eigen website. Wanneer die omgeving niet goed is ingericht of beveiligd, raakt dat direct het primaire proces. Voor een onderwijsorganisatie spelen daarbij een paar specifieke zorgen. Ten eerste werkt YOU Talent met gegevens van kinderen en met communicatie richting scholen en ouders. Die informatie verdient een hoog beveiligingsniveau. Ten tweede wisselen vakdocenten elkaar af en werken zij op verschillende locaties en apparaten. Zonder centraal beheer ontstaat al snel een rommelig beeld: losse accounts, onduidelijke rechten en wachtwoorden die overal en nergens gebruikt worden. Dat maakt een organisatie kwetsbaar voor phishing en accountovername, juist de aanvalsvormen die het vaakst voorkomen. Daarnaast wilde YOU Talent geen tijd en aandacht kwijt zijn aan IT-beheer. De energie moet naar de leerlingen, niet naar het uitzoeken van wie toegang heeft tot welke map of waarom de website traag laadt. De vraag aan TRON Group was daarom helder: zorg voor een werkomgeving die veilig, overzichtelijk en betrouwbaar is, en neem het beheer uit handen zodat het team verder kan met waar het echt om draait.

Onze aanpak

1. 1

   Luisteren naar hoe YOU Talent echt werkt

   We zijn begonnen met begrijpen hoe de organisatie functioneert: hoe vakdocenten samenwerken, welke informatie gedeeld wordt met scholen en ouders, en welke gegevens extra bescherming verdienen. Omdat YOU Talent op meerdere locaties en met wisselende docenten werkt, hebben we vooral gekeken naar toegang, samenwerking en continuiteit. Die inventarisatie vormde de basis voor alle keuzes daarna, zonder dat we de organisatie in een standaardmal hebben geduwd.

2. 2

   Google Workspace centraal inrichten en beheren

   We hebben de Google Workspace omgeving zo ingericht dat accounts, gedeelde drives en toegangsrechten centraal beheerd worden. Nieuwe docenten krijgen snel een net account met de juiste rechten, en vertrekkende medewerkers worden netjes en op tijd uitgefaseerd. Doordat TRON Group het beheer doet, blijft de omgeving overzichtelijk en hoeft YOU Talent zelf geen technische knoppen te zoeken. Mail, agenda, documenten en samenwerking lopen daardoor soepel op elke locatie.

3. 3

   Tweestapsverificatie afdwingen voor alle accounts

   De grootste beveiligingswinst zit vaak in een eenvoudige maatregel: een tweede stap bij het inloggen. We hebben tweestapsverificatie niet alleen aangezet maar voor de hele organisatie afgedwongen. Een gestolen of geraden wachtwoord is daardoor niet langer genoeg om binnen te komen. Voor een organisatie die met gegevens van kinderen werkt, is dit een belangrijke en concrete stap die het risico op accountovername en phishing fors verkleint, zonder dat het werken er ingewikkelder van wordt.

4. 4

   Endpointbeveiliging op de apparaten

   Een veilige cloudomgeving is sterker als ook de apparaten beschermd zijn. We hebben endpointbeveiliging ingericht op de devices waarmee het team werkt, zodat verdachte software en bedreigingen vroeg worden opgemerkt en gestopt. Zo sluit de bescherming op het apparaat aan op de bescherming in Google Workspace, en ontstaat een samenhangend geheel in plaats van losse maatregelen die elkaar niet kennen.

5. 5

   Webhosting en doorlopend beheer onder een dak

   We hebben de website van YOU Talent ondergebracht in betrouwbare webhosting, zodat de online vindbaarheid en het visitekaartje van de organisatie stabiel beschikbaar blijven. Door hosting, Google Workspace en endpointbeveiliging bij een partij te beleggen, heeft YOU Talent een vast aanspreekpunt. Vragen of incidenten lopen via dezelfde lijn, en we houden de omgeving doorlopend in de gaten in plaats van pas in actie te komen als er iets stuk is.

De oplossing

De oplossing voor YOU Talent is bewust nuchter en samenhangend. In de kern staat een centraal beheerde Google Workspace omgeving waarin mail, agenda, documenten en gedeelde drives netjes zijn ingericht. Toegangsrechten zijn helder, accounts worden door TRON Group beheerd, en in- en uitstroom van docenten verloopt gecontroleerd. Daardoor blijft de omgeving overzichtelijk, ook nu YOU Talent op meerdere locaties actief is. Bovenop die basis ligt een laag beveiliging die past bij een onderwijsorganisatie. Tweestapsverificatie is voor alle accounts afgedwongen, zodat een wachtwoord alleen niet langer voldoende is om binnen te komen. Endpointbeveiliging beschermt de apparaten waarmee het team werkt, en sluit aan op de bescherming in de cloudomgeving. De website draait op betrouwbare webhosting, zodat YOU Talent ook online stabiel bereikbaar blijft. Wat het geheel onderscheidt, is dat alles bij een vast aanspreekpunt is belegd. YOU Talent hoeft niet te schakelen tussen verschillende leveranciers voor mail, beveiliging, apparaten en hosting. TRON Group beheert het samenhangend en kijkt mee op de achtergrond. Dat past bij het uitgangspunt waarmee we deze opdracht zijn ingegaan: betrouwbaar, betrokken en transparant. De techniek is geen doel op zich, maar ondersteunt het werk van YOU Talent zo onopvallend mogelijk.

Het resultaat

Het resultaat is een digitale werkomgeving die rust geeft. YOU Talent werkt in een Google Workspace die centraal beheerd en beveiligd is, met tweestapsverificatie die voor de hele organisatie verplicht is gesteld. Daarmee is de meest voorkomende oorzaak van digitale incidenten, een gekaapt account via een gestolen wachtwoord, een stuk minder waarschijnlijk geworden. Doordat webhosting, Google Workspace en endpointbeveiliging bij TRON Group zijn ondergebracht, heeft YOU Talent te maken met een vast aanspreekpunt in plaats van losse leveranciers. Vragen lopen via dezelfde lijn en de omgeving wordt doorlopend in de gaten gehouden. Voor een organisatie die werkt met gegevens van kinderen en samenwerkt met meerdere scholen, is dat een geruststellende basis. Bovenal levert de aanpak tijd en aandacht op die teruggaat naar het primaire proces. Het team van YOU Talent hoeft zich niet bezig te houden met accountbeheer, beveiligingsinstellingen of de stabiliteit van de website. Die zorg ligt bij TRON Group, zodat de docenten en coaches zich kunnen blijven richten op waar het echt om gaat: leerlingen in Rotterdam helpen hun talenten te ontwikkelen.