Klantcase De Leeuw Tegelzetter: maatwerk backoffice en complete IT door TRON Group

De Leeuw Tegelzetter is een tegelzetter- en stukadoorsbedrijf uit Rotterdam. Tegels leggen en stucwerk zijn vakwerk, en juist dat vak vraagt om rust achter de schermen: een planning die klopt, offertes en facturen die op tijd de deur uit gaan, en klantcommunicatie die niet verzandt in losse appjes en e-mails. Hoe meer projecten er lopen, hoe groter de behoefte aan een backoffice die meegroeit in plaats van tegenwerkt. Een ondernemer die met de handen in het werk staat, wil niet ook nog hoofdrekenen over wie wat wanneer heeft afgesproken. TRON Group is voor De Leeuw Tegelzetter de IT-partner die dat hele plaatje verzorgt. Niet alleen een stukje software of een laptop hier en daar, maar het volledige fundament onder de bedrijfsvoering: maatwerk backoffice-software met workflows, automatiseringen, AI-integratie en WhatsApp-koppeling, gecombineerd met beheerde en beveiligde werkplekken, Microsoft 365, cyber security, VoIP en website. In deze klantcase lees je hoe we dat hebben aangepakt, welke keuzes we onderweg maakten en hoe De Leeuw Tegelzetter er nu voor staat. Geen marketingbeloftes, maar een eerlijk verhaal over wat IT die werkt, groeit én beschermt in de praktijk betekent voor een bouwbedrijf. Wat ons betreft begint dat altijd bij begrijpen hoe het werk op de bouwplaats echt loopt, en pas daarna bij de techniek.

De uitdaging

Een tegelzetter- en stukadoorsbedrijf dat groeit, loopt vroeg of laat tegen dezelfde grens aan: het vak is goed geregeld, maar de administratie en planning zitten verspreid over losse hulpmiddelen. Afspraken in de ene tool, offertes in een document, facturen in weer een ander pakket en klantcommunicatie die vooral via telefoon en WhatsApp binnenkomt. Dat werkt tot op zekere hoogte, maar het kost tijd, er ontstaat dubbele invoer en kleine fouten sluipen erin, en niemand heeft één plek waar alles samenkomt. Een gemiste terugbelnotitie of een offerte die ergens blijft hangen, voel je direct in de planning. Daarbovenop speelt de vraag of de IT eigenlijk wel veilig is. Werkten alle apparaten met goede beveiliging? Wie kon bij de e-mail en de bestanden, en onder welke voorwaarden? Wat gebeurt er bij verlies of diefstal van een telefoon of laptop op de bouwplaats? Voor De Leeuw Tegelzetter kwamen die twee vraagstukken samen: enerzijds de wens om de backoffice echt efficiënt en overzichtelijk te maken, anderzijds de behoefte aan een professioneel beheerde en beveiligde IT-omgeving. Daar komt bij dat klantcommunicatie soms in meerdere talen verloopt, wat met losse kanalen lastig consistent te houden is. De kern van de uitdaging: van versnipperde tools en onzekere beveiliging naar één samenhangend, veilig en schaalbaar geheel, zonder dat het vakmanschap op de bouwplaats er last van heeft.

Onze aanpak

1. 1

   Luisteren naar de werkpraktijk

   We zijn begonnen met begrijpen hoe De Leeuw Tegelzetter echt werkt: hoe een aanvraag binnenkomt, hoe een project van offerte naar planning naar oplevering en factuur loopt, en welke communicatie daar tussendoor plaatsvindt. Pas als die werkpraktijk helder is, weet je welke software je moet bouwen en welke stappen je kunt automatiseren. We bouwen geen software om de software, maar om het werk lichter te maken. Dat scheelt later veel correcties en zorgt dat het systeem aanvoelt alsof het voor dit bedrijf is gemaakt, want dat is ook zo.

2. 2

   Maatwerk backoffice ontwerpen en bouwen

   Vanuit ons team Software Engineering hebben we volledig maatwerk backoffice-software ontwikkeld. Daarin komen planning, offertes, facturatie en klantbeheer samen in één omgeving die past bij de werkwijze van een tegelzetter. We hebben workflows ingericht die stappen logisch op elkaar laten aansluiten, automatiseringen die handmatig en repeterend werk wegnemen, en AI-integratie die het systeem slimmer maakt in het dagelijks gebruik. Meertaligheid en een WhatsApp-integratie zorgen ervoor dat klantcommunicatie verloopt via het kanaal en de taal die de klant prettig vindt, zonder dat het versnippert over losse appjes en notities.

3. 3

   Werkplekken en Microsoft 365 op orde

   We hebben de online werkplek en de hardware geleverd en ingericht, zodat iedereen overal veilig kan werken met dezelfde, actuele omgeving. Microsoft 365 beheren we voor De Leeuw Tegelzetter met premium licenties en conditional access, zodat alleen vertrouwde gebruikers en apparaten onder de juiste voorwaarden bij e-mail, agenda en bestanden kunnen. Zo is samenwerken makkelijk en blijft de toegang tegelijk strak geregeld, ook als er onderweg of vanuit huis wordt gewerkt.

4. 4

   Beveiliging die past bij werken op locatie

   Een bouwbedrijf werkt niet achter een vast bureau, dus de beveiliging moet daarop aansluiten. We hebben endpointbeheer en endpointbeveiliging ingericht voor laptops en computers, en mobile device security voor de telefoons en tablets die mee de bouwplaats op gaan. Daarnaast verzorgen we security awareness training, want de meeste incidenten beginnen bij een verkeerde klik. Door techniek en bewustwording te combineren, verkleinen we de kans op problemen aan beide kanten en weet het team waar het op moet letten.

5. 5

   Bereikbaarheid en online vindbaarheid

   Goede bereikbaarheid hoort bij een bedrijf dat het van klantcontact moet hebben. Daarom verzorgen we VoIP-telefonie, zodat bellen flexibel en professioneel verloopt, op kantoor en op locatie. En omdat de eerste indruk vaak online ontstaat, hebben we de website ontwikkeld en nemen we het beheer ervan uit handen. Software, communicatie en vindbaarheid versterken zo elkaar, in plaats van los van elkaar te bestaan.

De oplossing

Het resultaat is één samenhangende IT-omgeving waarin niets meer los zweeft. De maatwerk backoffice-software is het hart: planning, offertes, facturatie en klantbeheer draaien in dezelfde omgeving, workflows leiden het werk logisch van stap naar stap en automatiseringen nemen het herhaalwerk over. Door de AI-integratie wordt het systeem slimmer in het dagelijks gebruik, en de WhatsApp-integratie en meertaligheid maken klantcommunicatie overzichtelijk en toegankelijk. Daaromheen staat een complete en beheerde IT-basis. De werkplekken en hardware zijn geleverd en ingericht, Microsoft 365 wordt beheerd met premium licenties en conditional access, en de beveiliging is op meerdere lagen geregeld: endpointbeheer en endpointbeveiliging, mobile device security en security awareness training. VoIP zorgt voor professionele bereikbaarheid en de website is ontwikkeld en wordt door ons beheerd. Voor De Leeuw Tegelzetter betekent dit in de praktijk dat ze met één partner schakelen voor alles wat met IT te maken heeft. Geen losse leveranciers die naar elkaar wijzen, maar TRON Group als vast aanspreekpunt dat het overzicht houdt en de boel laat groeien en beschermen. Komt er een nieuwe wens, dan bouwen we die er gewoon bij, in hetzelfde geheel.

Het resultaat

De Leeuw Tegelzetter werkt nu met een backoffice die op het eigen vak is gebouwd in plaats van een verzameling losse tools die elkaar niet kennen. Planning, offertes, facturatie en klantcontact komen samen op één plek, en doordat workflows en automatiseringen het repeterende werk overnemen, blijft er meer tijd over voor het echte vakwerk. De WhatsApp-integratie en meertaligheid maken klantcommunicatie laagdrempelig en consistent, op het kanaal dat klanten zelf al gebruiken. Aan de beveiligingskant is de omgeving merkbaar volwassener: Microsoft 365 wordt beheerd met premium licenties en conditional access, endpoints en mobiele apparaten zijn beveiligd, en het team is door security awareness training beter voorbereid op phishing en andere risico's. Met VoIP is de bereikbaarheid professioneel geregeld en de website wordt actueel en goed beheerd gehouden. Misschien wel het belangrijkste resultaat is rust: er is één vaste IT-partner die het overzicht bewaart. Of het nu gaat om een nieuwe functie in de software, een vraag over een apparaat of de beveiliging, De Leeuw Tegelzetter heeft één nummer om te bellen. Zo blijft de IT meegroeien met het bedrijf, in plaats van een rem te zijn.