Maatwerksoftware en veilige IT voor recruitmentspecialist Shaerp

Shaerp is een internationaal recruitmentbureau uit Gorinchem dat bedrijven en talent aan elkaar koppelt. Het bureau richt zich op een snel veranderend technologielandschap en wil niet alleen vacatures vullen, maar opdrachtgevers helpen om de juiste mensen te vinden die echt het verschil maken. Naast werving en selectie biedt Shaerp ook payrolling, contracting en MSP-dienstverlening, voor opdrachtgevers in uiteenlopende sectoren zoals finance en banking, healthcare, e-commerce en consultancy. Dat betekent veel kandidaten, veel contracten en veel administratie die allemaal kloppend en op tijd moeten zijn. Een recruitmentbureau draait op snelheid en op data. CV's binnenkrijgen, beoordelen, matchen met de juiste opdracht, contracten regelen en uiteindelijk factureren: het zijn allemaal stappen die handmatig veel tijd kosten en gevoelig zijn voor fouten. Tegelijk gaat er veel persoonsgegevens door de organisatie heen, wat eisen stelt aan beveiliging en zorgvuldigheid. Shaerp werkt bovendien met een wereldwijde kandidatendatabase, waardoor er dagelijks gegevens uit verschillende landen en sectoren samenkomen. Shaerp zocht daarom een IT-partner die niet alleen de techniek beheert, maar ook meedenkt over hoe het werk zelf slimmer kan. TRON Group bouwt voor Shaerp maatwerksoftware voor de interne backoffice, levert IT-consultancy en zorgt voor de cyber security. In dit verhaal lees je hoe we dat samen hebben aangepakt, van automatische CV-verrijking en parsers tot workflows, facturatie en digital signage op kantoor. We werken daarbij vanuit dezelfde uitgangspunten als Shaerp zelf: betrouwbaar, betrokken en transparant.

De uitdaging

De kern van het werk bij Shaerp is mensen koppelen aan de juiste opdracht, en dat zo snel en zorgvuldig mogelijk. In de praktijk betekent dat een continue stroom aan CV's, kandidaatgegevens, opdrachten en contracten. Veel van die stappen verliepen handmatig of via losse tools die niet goed op elkaar aansloten. Een CV invoeren, gegevens overtypen, kandidaten beoordelen en uiteindelijk factureren: stuk voor stuk werk dat tijd kost en waar fouten in kunnen sluipen. Daarnaast werkt Shaerp internationaal en voor veel verschillende sectoren tegelijk. Dat maakt de administratie complex: andere afspraken per opdracht, andere documenten en andere stappen tot aan de factuur. Met een wereldwijde database aan kandidaten uit verschillende landen en branches is het belangrijk dat informatie gestructureerd en vindbaar blijft. Zonder centrale ondersteuning wordt het lastig om overzicht te houden en consistent te werken. Tot slot draait recruitment volledig op persoonsgegevens. CV's, contactgegevens en contractinformatie zijn gevoelig en moeten goed beschermd zijn, zeker in sectoren als finance en healthcare waar zorgvuldigheid en compliance zwaar wegen. Shaerp wilde de backoffice efficiënter maken zonder concessies te doen aan beveiliging, en zonder afhankelijk te worden van losse oplossingen die niemand echt beheert. De vraag aan TRON Group was dus tweeledig: maak het werk slimmer en houd de IT veilig en in beheer.

Onze aanpak

1. 1

   Het recruitmentproces in kaart brengen

   We zijn begonnen met luisteren. Via IT-consultancy hebben we samen met Shaerp het hele proces doorgelopen, van het binnenkomen van een CV tot de uiteindelijke factuur. Waar gaat tijd verloren, welke stappen herhalen zich en waar ontstaan fouten? Door eerst goed te begrijpen hoe een recruiter en de backoffice echt werken, konden we maatwerk bouwen dat aansluit op de praktijk in plaats van andersom. Die werkwijze sluit aan op de eigen aanpak van Shaerp, die ook start met het echt begrijpen van de behoefte van een opdrachtgever.

2. 2

   CV-verrijking en parsers bouwen

   Een groot deel van het handwerk zit in het verwerken van CV's. We hebben parsers ontwikkeld die binnenkomende CV's automatisch uitlezen en de gegevens gestructureerd vastleggen. Daar bovenop draait automatische CV-verrijking, waarbij ontbrekende of losse informatie wordt aangevuld en geordend. Zo hoeft niemand meer alles handmatig over te typen en is kandidaatdata sneller bruikbaar voor matching, ook als die uit verschillende landen en sectoren komt.

3. 3

   Workflows en automatiseringen inrichten

   Rond de kandidaatdata hebben we workflows gebouwd die de vaste stappen in het proces automatiseren. Terugkerende handelingen, statusovergangen en interne taken lopen waar het kan automatisch door, zodat medewerkers zich kunnen richten op het echte werk: het contact met kandidaten en opdrachtgevers. De automatiseringen zijn maatwerk en sluiten aan op de manier waarop Shaerp is georganiseerd, met aandacht voor de verschillen tussen werving en selectie, payrolling, contracting en MSP.

4. 4

   Facturatie koppelen aan de backoffice

   Het sluitstuk van veel recruitmenttrajecten is de facturatie. We hebben de facturatie verweven met de rest van de backoffice, zodat de gegevens die eerder in het proces zijn vastgelegd ook hier worden hergebruikt. Dat scheelt overtypen, voorkomt fouten en zorgt dat de administratieve afhandeling soepeler aansluit op het werk dat al gedaan is. Omdat de afspraken per opdracht kunnen verschillen, is de facturatie zo opgezet dat ze die variatie aankan.

5. 5

   Beveiliging en digital signage regelen

   Omdat Shaerp met veel persoonsgegevens werkt, hebben we de cyber security stevig ingericht en de IT beheerd gehouden. Beveiliging is vanaf de basis meegenomen in de maatwerksoftware en de bredere IT-omgeving, niet als losse toevoeging achteraf. Daarnaast verzorgen we digital signage op kantoor, waarmee actuele informatie centraal en zichtbaar gedeeld wordt op schermen. Zo ondersteunt de techniek niet alleen het proces op de achtergrond, maar ook de werkvloer zelf.

De oplossing

De oplossing voor Shaerp is geen los pakket, maar een samenhangend geheel van maatwerksoftware, consultancy en beveiliging dat draait om de interne backoffice. Het begint bij de CV's: parsers lezen binnenkomende documenten automatisch uit en de CV-verrijking vult de gegevens aan en structureert ze. Daaromheen lopen workflows en automatiseringen die de vaste stappen in het recruitmentproces overnemen, tot en met de facturatie die op dezelfde gegevens voortbouwt. Doordat de software op maat is gebouwd, sluit hij aan op hoe Shaerp echt werkt en niet op een standaardproces dat van buiten wordt opgelegd. Dat is belangrijk voor een bureau dat werving en selectie, payrolling, contracting en MSP combineert en daarbij internationaal opereert. De IT-consultancy zorgt dat keuzes onderbouwd zijn en dat de techniek het werk ondersteunt in plaats van bemoeilijkt. De cyber security houdt de persoonsgegevens van kandidaten en opdrachtgevers beschermd, en met digital signage is informatie op kantoor centraal en actueel zichtbaar. Het resultaat is een backoffice waarin minder handmatig werk nodig is, gegevens maar één keer hoeven te worden vastgelegd en de beveiliging meegroeit met de organisatie. Shaerp kan zich daardoor richten op de kern: de juiste mensen aan de juiste opdracht koppelen.

Het resultaat

De samenwerking met Shaerp laat zien wat er gebeurt als software niet om de techniek draait, maar om het werk zelf. Door de backoffice te automatiseren met maatwerksoftware, parsers en CV-verrijking hoeft de organisatie veel minder handmatig in te voeren en over te typen. Gegevens worden één keer vastgelegd en daarna hergebruikt, van de eerste verwerking van een CV tot aan de facturatie. Net zo belangrijk is dat de techniek beheerd en veilig is. De cyber security beschermt de persoonsgegevens die elke dag door de organisatie heen gaan, en de IT-consultancy zorgt dat keuzes onderbouwd blijven en de oplossing kan meegroeien. Met digital signage erbij ondersteunt de IT zowel de processen op de achtergrond als de werkvloer. Voor Shaerp betekent dit een backoffice die rustiger en consistenter draait, met meer ruimte voor het echte recruitmentwerk. Voor TRON Group is het een mooi voorbeeld van Moving IT Forward: IT die werkt, groeit en beschermt, opgebouwd vanuit de praktijk van de klant.