En bref
- Un logiciel sur mesure automatise le back-office de Shaerp : enrichissement des CV, parsers, workflows et facturation
- Le conseil IT garantit que la technologie colle au processus de recrutement réel
- La cybersécurité protège les données personnelles des candidats et des clients
- L'affichage dynamique diffuse au bureau une information centralisée et toujours à jour
Shaerp est un cabinet de recrutement international basé à Gorinchem, qui met en relation entreprises et talents. Le cabinet se concentre sur un paysage technologique en évolution rapide et ne se contente pas de pourvoir des postes : il aide ses clients à trouver les bonnes personnes, celles qui font vraiment la différence. Outre le recrutement et la sélection, Shaerp propose du payrolling, du contracting et des services MSP à des clients de secteurs très variés, comme la finance et la banque, la santé, l'e-commerce et le conseil. Cela représente beaucoup de candidats, beaucoup de contrats et beaucoup d'administration, qui doivent tous être exacts et à jour. Un cabinet de recrutement vit de rapidité et de données. Recevoir des CV, les évaluer, les rapprocher de la bonne mission, gérer les contrats et enfin facturer : chacune de ces étapes prend beaucoup de temps lorsqu'elle est réalisée à la main, et chacune est source d'erreurs. Dans le même temps, une grande quantité de données personnelles transite par l'organisation, ce qui impose des exigences en matière de sécurité et de rigueur. Shaerp travaille en outre avec une base de candidats mondiale : chaque jour, des données issues de pays et de secteurs différents s'y croisent. Shaerp cherchait donc un partenaire IT qui ne se contente pas de gérer la technique, mais qui réfléchisse aussi à la manière de travailler plus intelligemment. TRON Group développe pour Shaerp un logiciel sur mesure pour le back-office interne, fournit du conseil IT et prend en charge la cybersécurité. Découvrez ci-dessous comment nous avons abordé ce projet ensemble, de l'enrichissement automatique des CV et des parsers jusqu'aux workflows, à la facturation et à l'affichage dynamique au bureau. Nous travaillons pour cela selon les mêmes principes que Shaerp : fiabilité, engagement et transparence.
Point de départ
Le défi
Le cœur du métier de Shaerp consiste à associer les bonnes personnes à la bonne mission, aussi vite et aussi soigneusement que possible. Concrètement, cela représente un flux continu de CV, de données de candidats, de missions et de contrats. Bon nombre de ces étapes se faisaient à la main ou via des outils isolés qui communiquaient mal entre eux. Saisir un CV, ressaisir des données, évaluer des candidats et enfin facturer : autant de tâches qui prennent du temps et laissent place aux erreurs. Par ailleurs, Shaerp travaille à l'international et pour de nombreux secteurs à la fois. L'administration en devient complexe : des accords différents selon la mission, des documents différents et des étapes différentes jusqu'à la facture. Avec une base mondiale de candidats issus de pays et de secteurs variés, il est essentiel que l'information reste structurée et facile à retrouver. Sans outil central, il devient difficile de garder une vue d'ensemble et de travailler de manière cohérente. Enfin, le recrutement repose entièrement sur des données personnelles. CV, coordonnées et informations contractuelles sont sensibles et doivent être bien protégés, surtout dans des secteurs comme la finance et la santé, où la rigueur et la conformité pèsent lourd. Shaerp voulait rendre son back-office plus efficace sans faire de concessions sur la sécurité, et sans dépendre de solutions isolées que personne ne gère vraiment. La demande adressée à TRON Group était donc double : rendre le travail plus intelligent et garder l'informatique sécurisée et maîtrisée.
Comment nous avons procédé
Notre approche
Cartographier le processus de recrutement
Nous avons commencé par écouter. Grâce au conseil IT, nous avons parcouru avec Shaerp l'ensemble du processus, de l'arrivée d'un CV jusqu'à la facture finale. Où perd-on du temps, quelles étapes se répètent et où les erreurs apparaissent-elles ? En comprenant d'abord comment les recruteurs et le back-office travaillent réellement, nous avons pu développer un outil sur mesure qui s'adapte à la pratique, et non l'inverse. Cette méthode rejoint celle de Shaerp, qui commence elle aussi par comprendre réellement le besoin d'un client.
Développer l'enrichissement des CV et les parsers
Une grande partie du travail manuel concerne le traitement des CV. Nous avons développé des parsers qui lisent automatiquement les CV entrants et enregistrent les données de manière structurée. Par-dessus fonctionne un enrichissement automatique des CV, qui complète et organise les informations manquantes ou éparses. Plus personne n'a besoin de tout ressaisir à la main, et les données des candidats sont plus vite exploitables pour le matching, même lorsqu'elles proviennent de pays et de secteurs différents.
Mettre en place workflows et automatisations
Autour des données des candidats, nous avons construit des workflows qui automatisent les étapes fixes du processus. Les actions récurrentes, les changements de statut et les tâches internes s'enchaînent automatiquement dès que c'est possible, afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur l'essentiel : le contact avec les candidats et les clients. Les automatisations sont développées sur mesure et suivent l'organisation de Shaerp, en tenant compte des différences entre recrutement et sélection, payrolling, contracting et MSP.
Relier la facturation au back-office
La facturation est l'aboutissement de nombreuses missions de recrutement. Nous l'avons intégrée au reste du back-office, afin que les données saisies plus tôt dans le processus soient réutilisées ici aussi. Cela évite les ressaisies, prévient les erreurs et permet un traitement administratif plus fluide, dans la continuité du travail déjà effectué. Comme les accords peuvent varier d'une mission à l'autre, la facturation a été conçue pour gérer cette diversité.
Assurer la sécurité et l'affichage dynamique
Comme Shaerp traite beaucoup de données personnelles, nous avons mis en place une cybersécurité solide et maintenu l'informatique sous gestion. La sécurité a été intégrée dès le départ dans le logiciel sur mesure et dans l'environnement IT au sens large, et non ajoutée après coup. Nous assurons également l'affichage dynamique au bureau, qui permet de partager des informations actualisées de manière centralisée et visible sur des écrans. La technologie soutient ainsi non seulement les processus en arrière-plan, mais aussi le quotidien au bureau.
Vue d’ensemble
La solution
La solution mise en place pour Shaerp n'est pas un progiciel isolé, mais un ensemble cohérent de logiciel sur mesure, de conseil et de sécurité, centré sur le back-office interne. Tout commence par les CV : des parsers lisent automatiquement les documents entrants et l'enrichissement des CV complète et structure les données. Autour s'articulent des workflows et des automatisations qui prennent en charge les étapes fixes du processus de recrutement, jusqu'à la facturation, qui s'appuie sur les mêmes données. Parce que le logiciel est développé sur mesure, il épouse la manière dont Shaerp travaille réellement, et non un processus standard imposé de l'extérieur. C'est essentiel pour un cabinet qui combine recrutement et sélection, payrolling, contracting et MSP, et qui opère à l'international. Le conseil IT garantit des choix étayés et une technologie qui facilite le travail au lieu de le compliquer. La cybersécurité protège les données personnelles des candidats et des clients, et l'affichage dynamique diffuse au bureau une information centralisée et toujours à jour. Résultat : un back-office qui demande moins de travail manuel, où les données ne sont saisies qu'une seule fois et où la sécurité évolue avec l'organisation. Shaerp peut ainsi se concentrer sur l'essentiel : associer les bonnes personnes aux bonnes missions.
Ce que cela apporte
Le résultat
- Un logiciel de back-office conçu pour Shaerp
- Sur mesure
- Enrichissement des CV, parsers et workflows
- Automatisé
- Cybersécurité pour les données personnelles
- Sécurisé
La collaboration avec Shaerp montre ce qui se passe lorsqu'un logiciel est conçu autour du travail lui-même, et non autour de la technique. En automatisant le back-office avec un logiciel sur mesure, des parsers et l'enrichissement des CV, l'organisation a beaucoup moins de saisies et de ressaisies manuelles. Les données sont enregistrées une seule fois puis réutilisées, du premier traitement d'un CV jusqu'à la facturation. Tout aussi important : la technologie est gérée et sécurisée. La cybersécurité protège les données personnelles qui transitent chaque jour par l'organisation, et le conseil IT garantit des choix étayés et une solution capable d'évoluer. Avec l'affichage dynamique en complément, l'informatique soutient à la fois les processus en arrière-plan et le quotidien au bureau. Pour Shaerp, cela se traduit par un back-office plus serein et plus cohérent, qui laisse davantage de place au vrai travail de recrutement. Pour TRON Group, c'est une belle illustration de Moving IT Forward : une informatique qui fonctionne, évolue et protège, construite à partir de la réalité du client.
FAQ
