Klantcase Spier: hoe TRON Group de complete IT van een ventilatiespecialist verzorgt

Spier BV, ook bekend als Spier Ventilatie, is gevestigd in Maassluis en gespecialiseerd in het inspecteren, onderhouden en monteren van ventilatiesystemen. Het bedrijf zorgt voor een gezond, veilig en energiezuinig binnenklimaat bij klanten in onder andere de horeca, de zorg en kantoren. Van een grondige kanaalinspectie tot reiniging, rapportage en een officieel certificaat: Spier richt zich op volledige ontzorging, met aandacht voor luchtkwaliteit en zo min mogelijk overlast op locatie. Het werk vraagt om vakmanschap, heldere afspraken en een nette afhandeling, precies de waarden die ook in de samenwerking met TRON Group centraal staan. Voor een organisatie die zelf draait om betrouwbaar onderhoud en transparante rapportage, telt hetzelfde voor de eigen IT. Monteurs en inspecteurs werken op verschillende locaties, plannen worden centraal beheerd, klanten bellen voor inspecties en offertes, en een webshop maakt onderdeel uit van de dienstverlening. Dat vraagt om techniek die altijd beschikbaar is, goed beveiligd en eenvoudig te beheren. Wanneer de IT hapert, raakt dat direct de planning, de bereikbaarheid en uiteindelijk de klant. TRON Group verzorgt voor Spier de complete IT. We regelen de webhosting van de website en webshop, de zakelijke telefonie via VoIP, de endpointbeveiliging van laptops en pc's, het beheer van Microsoft 365 inclusief security en conditional access, de bijbehorende hardware en doorlopende IT-consultancy. Zo heeft Spier één aanspreekpunt voor alles wat met techniek te maken heeft en kan het team zich volledig op de kerntaak richten: het perfecte binnenklimaat voor de klant.

De uitdaging

Spier is een bedrijf dat veel buiten de deur werkt. Inspecteurs en monteurs zijn op locatie bij klanten in de horeca, de zorg en op kantoren, terwijl planning, rapportage en administratie centraal worden bijgehouden. Die combinatie stelt eisen aan de IT die niet vanzelf goed geregeld zijn. Een eerste uitdaging is bereikbaarheid. Klanten bellen voor een inspectie, een offerte of een vraag over onderhoud, en die telefonie moet werken, ongeacht waar medewerkers zich bevinden. Een tweede punt is de online aanwezigheid: de website en webshop moeten stabiel en snel blijven, want ze zijn het visitekaartje en een onderdeel van de dienstverlening. Daarnaast werkt het team met klantgegevens, inspectierapporten en certificaten. Die documentatie mag niet verloren gaan of op straat komen te liggen. Apparaten gaan mee de buitendienst in, wat het risico op verlies, diefstal of malware verhoogt. Zonder centraal beheer en duidelijke toegangsregels wordt het lastig te overzien wie waar toegang toe heeft en of alles goed beveiligd is. Tot slot wil een groeiend bedrijf niet voor elk IT-vraagstuk een andere leverancier hoeven bellen. Versnipperd beheer kost tijd en zorgt voor onduidelijkheid bij storingen: als hosting, telefonie en beveiliging bij verschillende partijen liggen, is bij een probleem vaak onduidelijk wie aan zet is. Spier zocht daarom rust, overzicht en één partij die het geheel overziet.

Onze aanpak

1. 1

   Inventarisatie en IT-consultancy

   We zijn begonnen met goed luisteren. In gesprek met Spier hebben we in kaart gebracht hoe het team werkt: welke mensen op locatie zitten, welke applicaties en gegevens belangrijk zijn, hoe de telefonie loopt en wat er aan website en webshop hangt. Vanuit die inventarisatie hebben we een helder plan opgesteld waarin beveiliging, beschikbaarheid en gebruiksgemak samenkomen. Deze IT-consultancy loopt door als vast onderdeel van de samenwerking, zodat keuzes blijven aansluiten op de groei van het bedrijf. Je hebt zo steeds een vast aanspreekpunt dat de situatie kent.

2. 2

   Microsoft 365 inrichten met security en conditional access

   We hebben het beheer van Microsoft 365 op ons genomen en de omgeving veilig ingericht. Gebruikers, mailboxen en gedeelde documenten worden centraal beheerd, zodat samenwerken eenvoudig blijft en toegang netjes per medewerker is geregeld. Met conditional access bepalen we onder welke voorwaarden iemand mag inloggen, bijvoorbeeld door extra verificatie te vragen of toegang vanaf onbekende apparaten te beperken. Zo blijven klantgegevens, rapporten en certificaten beschermd, ook als er buiten de deur wordt gewerkt.

3. 3

   Endpointbeveiliging op laptops en pc's

   Omdat apparaten meegaan naar locaties, hebben we endpointbeveiliging uitgerold op de laptops en pc's van het team. De apparaten worden actief gemonitord op verdachte activiteit en bedreigingen zoals malware. Bij een melding kunnen we snel ingrijpen. Deze beveiliging werkt samen met de instellingen in Microsoft 365, waardoor er één samenhangende beveiligingslaag ontstaat in plaats van losse onderdelen die elkaar niet kennen.

4. 4

   Zakelijke telefonie via VoIP

   Voor de bereikbaarheid hebben we VoIP ingericht. Daarmee is Spier professioneel bereikbaar voor klanten die bellen over inspecties, onderhoud of een offerte, zonder afhankelijk te zijn van een vaste plek of apparaat. Gesprekken kunnen worden doorgeschakeld naar de juiste persoon, of die nu op kantoor of op locatie is. De telefonie is flexibel mee te schalen als het team groeit en sluit aan op de manier waarop een buitendienstorganisatie werkt.

5. 5

   Webhosting en passende hardware

   We verzorgen de webhosting van de website en de webshop van Spier, zodat de online omgeving stabiel en bereikbaar blijft. Daarnaast leveren en regelen we de benodigde hardware, afgestemd op het werk van inspecteurs, monteurs en kantoormedewerkers. Doordat hosting, hardware, beveiliging en Microsoft 365 in één hand liggen, sluit alles op elkaar aan en is er één aanspreekpunt bij vragen of storingen. Dat scheelt zoekwerk en voorkomt dat onderdelen langs elkaar heen werken.

De oplossing

Het resultaat is een complete IT-omgeving waarin elk onderdeel op het volgende aansluit. Microsoft 365 vormt de basis voor mail, documenten en samenwerking, beveiligd met conditional access en gekoppeld aan endpointbeveiliging op alle apparaten. De zakelijke telefonie loopt via VoIP, zodat Spier bereikbaar blijft voor klanten. De website en webshop draaien op webhosting die wij verzorgen, en de hardware is afgestemd op het werk in de binnen- en buitendienst. Belangrijk voor Spier is dat het allemaal bij één partner ligt. In plaats van losse leveranciers voor hosting, telefonie, beveiliging en Microsoft 365 is TRON Group het vaste aanspreekpunt voor de hele IT. Bij een vraag of storing weet je wie je belt en hoeft niemand intern uit te zoeken bij welke partij iets thuishoort. Onze IT-consultancy zorgt ervoor dat de omgeving meebeweegt met het bedrijf: bij groei, nieuwe medewerkers of nieuwe wensen denken we mee en passen we de inrichting aan. Net zoals Spier zijn klanten ontzorgt met onderhoud en heldere rapportage, ontzorgt TRON Group Spier op het gebied van techniek en beveiliging.

Het resultaat

Spier heeft de IT niet langer als een verzameling losse onderdelen, maar als één samenhangend geheel dat door TRON Group wordt beheerd. Microsoft 365 is centraal ingericht en beveiligd met conditional access, waardoor toegang tot mail, documenten en klantgegevens beheersbaar en veilig is. De endpointbeveiliging op laptops en pc's zorgt dat apparaten beschermd blijven, ook wanneer ze meegaan naar klanten in de horeca, de zorg of op kantoor. Op het gebied van bereikbaarheid en online aanwezigheid is er rust gekomen. De telefonie via VoIP maakt Spier professioneel bereikbaar, en de webhosting houdt de website en webshop stabiel beschikbaar. Doordat hardware, hosting, beveiliging en Microsoft 365 op elkaar zijn afgestemd, is er minder kans op losse problemen die niemand overziet. Misschien wel het belangrijkste resultaat is de eenvoud. Spier heeft nu één aanspreekpunt voor alle IT-vragen. Bij een storing, een nieuwe medewerker of een vraag over beveiliging is er steeds dezelfde vertrouwde partner. Dat geeft het team de ruimte om zich te concentreren op waar Spier goed in is: een gezond en veilig binnenklimaat voor zijn klanten.