Klantcase Zorggroep Soeverein: maatwerksoftware en veilige IT voor de GGZ

Zorggroep Soeverein biedt deskundige ondersteuning op maat aan volwassenen (18+) met psychische problemen. De organisatie is gevestigd in Zoeterwoude-Rijndijk en werkt vanuit meerdere locaties in de Leidse regio en de Rijnstreek, waaronder Alphen aan den Rijn, Oegstgeest en Leiderdorp, met twee duidelijke pijlers: ambulante begeleiding en beschermd wonen. Het uitgangspunt is helder: goede zorg is zorg die je met elkaar deelt, met een vaste, vertrouwde begeleider en een persoonlijk begeleidingsplan per cliënt. Die belofte vraagt niet alleen om betrokken professionals, maar ook om IT die rustig op de achtergrond zijn werk doet en die meegroeit met de organisatie. In de GGZ draait alles om bijzondere persoonsgegevens. Begeleiders leggen voortgang vast, delen informatie met collega's en werken soms samen met andere zorginstellingen en overheden. Dat moet kunnen zonder dat gevoelige gegevens op straat komen te liggen en zonder dat de techniek de zorg in de weg zit. Zorggroep Soeverein is HKZ-gecertificeerd, dus zorgvuldigheid en aantoonbare kwaliteit zijn geen wens maar een vereiste, ook op het gebied van IT en informatiebeveiliging. TRON Group is voor Zorggroep Soeverein de IT-partner die het hele plaatje verzorgt: van maatwerksoftware voor cliënten en medewerkers tot de beveiliging van apparaten, de Microsoft 365-omgeving en de website. In deze case lees je hoe we dat samen hebben aangepakt, met betrokkenheid bij de zorg, korte lijnen en transparantie over de keuzes die we maken.

De uitdaging

Zorggroep Soeverein groeide en werkte op meerdere locaties in de regio, met begeleiders die ambulant op pad zijn en collega's die op beschermde woonlocaties werken. Dat brengt een aantal uitdagingen met zich mee. Informatie over cliënten moet centraal, actueel en veilig beschikbaar zijn, ongeacht waar een medewerker zich bevindt. Tegelijk gaat het om bijzondere persoonsgegevens, waar de AVG en de HKZ-certificering strenge eisen aan stellen. In de praktijk betekende dit dat losse hulpmiddelen en standaardpakketten niet altijd aansloten op de manier van werken. Urenregistratie, het delen van bestanden, communicatie met cliënten en de interne afstemming tussen medewerkers vroegen om iets dat past bij de zorgprocessen, niet andersom. Daarbij speelt de vraag wie wanneer bij welke gegevens mag, een gevoelig punt als je werkt met persoonlijke begeleidingsplannen en medische context. Ook aan de buitenkant moest het kloppen. De website is vaak het eerste contactmoment voor nieuwe cliënten, hun naasten en voor mensen die willen solliciteren. Die plek moest betrouwbaar, helder en altijd up-to-date zijn. Kortom: Zorggroep Soeverein had behoefte aan IT die meebeweegt met de zorg, gegevens beschermt en het team ontzorgt, zonder dat de organisatie zelf een complete IT-afdeling hoeft op te tuigen.

Onze aanpak

1. 1

   Luisteren naar de zorgpraktijk en de risico's in kaart brengen

   We zijn begonnen met IT-consultancy: meekijken hoe begeleiders, de backoffice en de zorgcoördinatie echt werken. Welke gegevens worden vastgelegd, wie heeft welke toegang nodig, en waar zitten de risico's bij het werken met bijzondere persoonsgegevens? Vanuit die analyse, en met oog voor de AVG en de HKZ-eisen, hebben we samen prioriteiten gesteld voordat er ook maar één regel software werd geschreven.

2. 2

   Maatwerksoftware bouwen rond cliënt en medewerker

   Met onze Software Engineering hebben we maatwerk ontwikkeld: een cliëntportaal en een interne backoffice voor medewerkers. Daarin zit urenregistratie, veilige bestandsdeling en functionaliteit die aansluit op het werken met persoonlijke begeleidingsplannen. Het uitgangspunt was steeds dat de software de zorg ondersteunt en niet andersom, zodat begeleiders meer tijd overhouden voor de cliënt.

3. 3

   De Microsoft 365-omgeving inrichten en beheren

   We hebben de Microsoft 365-omgeving opgezet en nemen het beheer voor onze rekening. Daarbij hoort conditional access: voorwaarden voor wie, vanaf welk apparaat en onder welke omstandigheden toegang krijgt tot gegevens. Zo blijft samenwerken makkelijk voor het team, terwijl de toegang tot gevoelige informatie beheerst en aantoonbaar verloopt.

4. 4

   Apparaten en wachtwoorden beveiligen

   Vanuit Cyber Security hebben we endpointbeveiliging uitgerold op de apparaten die medewerkers gebruiken, juist omdat zij ambulant en op verschillende locaties werken. Daarnaast hebben we een wachtwoordmanager ingericht, zodat het team sterke, unieke wachtwoorden gebruikt zonder gedoe. Beveiliging die werkt in de dagelijkse praktijk, niet iets dat omzeild wordt omdat het te omslachtig is.

5. 5

   Een betrouwbare website neerzetten en onderhouden

   We hebben de website laten maken en verzorgen het doorlopende beheer. De site is de plek waar nieuwe cliënten, naasten en sollicitanten als eerste landen. Door ontwikkeling en beheer bij één partij te beleggen, blijft de informatie actueel en de techniek up-to-date, en kan Zorggroep Soeverein bij vragen of aanpassingen terecht bij een vast aanspreekpunt.

De oplossing

Het resultaat is een samenhangende IT-omgeving die op de zorg is afgestemd. De maatwerksoftware brengt het cliëntportaal, de interne backoffice, urenregistratie en veilige bestandsdeling samen in één geheel dat aansluit op hoe ambulante begeleiding en beschermd wonen in de praktijk werken. Medewerkers vinden centraal terug wat ze nodig hebben, en gevoelige informatie staat niet langer verspreid over losse hulpmiddelen. Onder die software ligt een beveiligde basis. De Microsoft 365-omgeving wordt door TRON Group beheerd, met conditional access die regelt wie onder welke voorwaarden bij gegevens mag. Op de apparaten draait endpointbeveiliging en het team werkt met een wachtwoordmanager. Voor een organisatie die met bijzondere persoonsgegevens werkt en HKZ-gecertificeerd is, betekent dat grip op toegang en een verdediging die past bij het mobiele, locatie-overstijgende karakter van het werk. Aan de buitenkant zorgt de door TRON Group gebouwde en beheerde website ervoor dat cliënten, naasten en sollicitanten een betrouwbaar startpunt hebben. Omdat we software, beveiliging, Microsoft 365, consultancy en de website vanuit één partij verzorgen, zijn de lijnen kort en hoeft Zorggroep Soeverein zich niet bezig te houden met losse leveranciers. De zorg houdt de regie, wij houden de IT die werkt, groeit én beschermt op orde.

Het resultaat

Voor Zorggroep Soeverein is IT van een verzameling losse onderdelen veranderd in een rustige, samenhangende basis. De maatwerksoftware sluit aan op de zorgprocessen, waardoor cliëntgegevens, urenregistratie en bestandsdeling centraal en overzichtelijk zijn. Begeleiders kunnen op locatie en onderweg veilig bij wat ze nodig hebben, zonder dat de techniek hen ophoudt. Op het gebied van beveiliging is de organisatie aantoonbaar beter beschermd. Met conditional access in Microsoft 365, endpointbeveiliging op de apparaten en een wachtwoordmanager is de toegang tot bijzondere persoonsgegevens beheerst en navolgbaar, wat goed past bij de AVG-verplichtingen en de HKZ-certificering. De website biedt cliënten, naasten en sollicitanten een betrouwbaar en actueel startpunt. Misschien wel het belangrijkste: Zorggroep Soeverein heeft één vast IT-aanspreekpunt voor software, beveiliging, Microsoft 365, consultancy en de website. Dat geeft korte lijnen, voorspelbaarheid en de ruimte om zich te richten op waar het echt om draait, namelijk goede, persoonlijke zorg.