En bref
- Un logiciel sur mesure avec portail client, back-office, suivi des heures et partage de fichiers sécurisé, pensé pour la pratique de la santé mentale.
- Microsoft 365 avec accès conditionnel et gestionnaire de mots de passe, pour un accès maîtrisé aux données sensibles.
- Une protection des terminaux sur tous les appareils, adaptée au traitement de données personnelles sensibles et aux exigences de qualité HKZ.
- Un seul partenaire IT pour le logiciel, la sécurité, Microsoft 365, le conseil et le site web : des échanges directs et une gestion sereine.
Zorggroep Soeverein propose un accompagnement spécialisé et sur mesure aux adultes (18 ans et plus) confrontés à des troubles psychiques. Basée à Zoeterwoude-Rijndijk, l’organisation intervient depuis plusieurs sites dans la région de Leyde et le Rijnstreek, notamment Alphen aan den Rijn, Oegstgeest et Leiderdorp, autour de deux piliers clairs : l’accompagnement ambulatoire et le logement protégé. Son principe est simple : un bon accompagnement se construit ensemble, avec un référent stable et de confiance et un plan d’accompagnement personnalisé pour chaque client. Cette promesse exige des professionnels engagés, mais aussi une informatique qui fait discrètement son travail en arrière-plan et qui grandit avec l’organisation. En santé mentale, tout tourne autour de données personnelles sensibles. Les accompagnants consignent les progrès, partagent des informations avec leurs collègues et collaborent parfois avec d’autres établissements de soins et les pouvoirs publics. Tout cela doit se faire sans que des données sensibles ne se retrouvent dans la nature, et sans que la technique ne freine l’accompagnement. Zorggroep Soeverein est certifiée HKZ : la rigueur et une qualité démontrable ne sont donc pas un souhait mais une exigence, y compris en matière d’informatique et de sécurité de l’information. TRON Group est le partenaire IT qui prend en charge l’ensemble pour Zorggroep Soeverein : du logiciel sur mesure pour les clients et les collaborateurs à la sécurisation des appareils, en passant par l’environnement Microsoft 365 et le site web. Dans cette étude de cas, découvrez comment nous avons mené ce projet ensemble, avec un réel engagement envers le soin, des échanges directs et une totale transparence sur nos choix.
Point de départ
Le défi
Zorggroep Soeverein était en pleine croissance et opérait sur plusieurs sites de la région, avec des accompagnants qui se déplacent en ambulatoire et des collègues en poste dans des lieux de logement protégé. Cela pose plusieurs défis. Les informations sur les clients doivent être centralisées, à jour et accessibles en toute sécurité, où que se trouve le collaborateur. Il s’agit en même temps de données personnelles sensibles, soumises aux exigences strictes du RGPD et de la certification HKZ. Concrètement, les outils disparates et les logiciels standard ne correspondaient pas toujours à la façon de travailler. Le suivi des heures, le partage de fichiers, la communication avec les clients et la coordination interne entre collaborateurs demandaient une solution adaptée aux processus de soin, et non l’inverse. S’y ajoute la question de savoir qui peut accéder à quelles données et à quel moment, un point délicat lorsqu’on travaille avec des plans d’accompagnement personnalisés et un contexte médical. L’image extérieure devait elle aussi être irréprochable. Le site web est souvent le premier point de contact pour les nouveaux clients, leurs proches et les candidats à un poste. Il devait donc être fiable, clair et toujours à jour. En résumé, Zorggroep Soeverein avait besoin d’une informatique qui s’adapte au soin, protège les données et décharge l’équipe, sans que l’organisation ait à monter elle-même un service informatique complet.
Comment nous avons procédé
Notre approche
Écouter la pratique de terrain et cartographier les risques
Nous avons commencé par du conseil IT : observer comment les accompagnants, le back-office et la coordination des soins travaillent réellement. Quelles données sont consignées, qui a besoin de quels accès et où se situent les risques liés aux données personnelles sensibles ? À partir de cette analyse, et en tenant compte du RGPD et des exigences HKZ, nous avons défini ensemble les priorités avant d’écrire la moindre ligne de code.
Développer un logiciel sur mesure centré sur le client et le collaborateur
Grâce à notre activité Software Engineering, nous avons développé une solution sur mesure : un portail client et un back-office interne pour les collaborateurs. Elle intègre le suivi des heures, le partage de fichiers sécurisé et des fonctionnalités adaptées au travail avec des plans d’accompagnement personnalisés. Le principe directeur : le logiciel soutient le soin, et non l’inverse, afin que les accompagnants gardent plus de temps pour leurs clients.
Mettre en place et gérer l’environnement Microsoft 365
Nous avons déployé l’environnement Microsoft 365 et en assurons la gestion. Cela inclut l’accès conditionnel : des règles qui déterminent qui peut accéder aux données, depuis quel appareil et dans quelles circonstances. La collaboration reste simple pour l’équipe, tandis que l’accès aux informations sensibles demeure maîtrisé et traçable.
Sécuriser les appareils et les mots de passe
Dans le cadre de notre offre de cybersécurité, nous avons déployé une protection des terminaux sur les appareils des collaborateurs, précisément parce qu’ils travaillent en ambulatoire et sur différents sites. Nous avons également mis en place un gestionnaire de mots de passe, pour que l’équipe utilise des mots de passe robustes et uniques sans contrainte. Une sécurité qui fonctionne au quotidien, plutôt qu’un dispositif que l’on contourne parce qu’il est trop lourd.
Créer et maintenir un site web fiable
Nous avons réalisé le site web et en assurons la gestion continue. C’est là que les nouveaux clients, les proches et les candidats arrivent en premier. En confiant le développement et la gestion à un seul prestataire, les informations restent à jour, la technique aussi, et Zorggroep Soeverein dispose d’un interlocuteur unique pour toute question ou modification.
Vue d’ensemble
La solution
Le résultat : un environnement informatique cohérent, conçu pour le soin. Le logiciel sur mesure réunit le portail client, le back-office interne, le suivi des heures et le partage de fichiers sécurisé dans un ensemble adapté au fonctionnement concret de l’accompagnement ambulatoire et du logement protégé. Les collaborateurs retrouvent ce dont ils ont besoin en un seul endroit, et les informations sensibles ne sont plus dispersées entre des outils séparés. Sous ce logiciel repose un socle sécurisé. TRON Group gère l’environnement Microsoft 365, avec un accès conditionnel qui définit qui peut accéder aux données et à quelles conditions. Les appareils sont équipés d’une protection des terminaux et l’équipe utilise un gestionnaire de mots de passe. Pour une organisation certifiée HKZ qui traite des données personnelles sensibles, cela signifie la maîtrise des accès et une défense adaptée à un travail mobile, réparti sur plusieurs sites. Côté public, le site web réalisé et géré par TRON Group offre aux clients, aux proches et aux candidats un point de départ fiable. Comme nous assurons le logiciel, la sécurité, Microsoft 365, le conseil et le site web en tant que prestataire unique, les échanges sont directs et Zorggroep Soeverein n’a pas à jongler avec plusieurs fournisseurs. Les soignants gardent la main ; nous veillons à une informatique qui fonctionne, évolue et protège.
Ce que cela apporte
Le résultat
- Logiciel pour le portail client et le back-office
- Sur mesure
- Accès maîtrisé à Microsoft 365
- Accès conditionnel
- Terminaux et gestion des mots de passe
- Sécurisés
Pour Zorggroep Soeverein, l’informatique est passée d’un ensemble d’éléments disparates à un socle serein et cohérent. Le logiciel sur mesure épouse les processus de soin : les données clients, le suivi des heures et le partage de fichiers sont centralisés et faciles à consulter. Les accompagnants accèdent en toute sécurité à ce dont ils ont besoin, sur site comme en déplacement, sans que la technique ne les ralentisse. En matière de sécurité, l’organisation est mieux protégée, et de façon démontrable. Grâce à l’accès conditionnel dans Microsoft 365, à la protection des terminaux et au gestionnaire de mots de passe, l’accès aux données personnelles sensibles est maîtrisé et traçable, en cohérence avec les obligations du RGPD et la certification HKZ. Le site web offre aux clients, aux proches et aux candidats un point de départ fiable et à jour. Et c’est peut-être le plus important : Zorggroep Soeverein dispose d’un interlocuteur IT unique pour le logiciel, la sécurité, Microsoft 365, le conseil et le site web. Résultat : des échanges directs, de la prévisibilité et la liberté de se concentrer sur l’essentiel, un accompagnement personnalisé et de qualité.
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