Klantcase Wasombouw: Google Workspace, beveiliging en een vlotte afsprakenflow

Wasombouw uit Kaatsheuvel ontwerpt en maakt wasmachinekasten op maat, gemaakt van vocht- en spatwaterbestendig MDF, voor wasruimtes in huis. Het uitgangspunt is helder: een mooie, praktische kast voor de wasmachine moet niet alleen bij de keukenboer te krijgen zijn, maar gewoon toegankelijk en betaalbaar. Klanten stellen via de online configurator hun eigen kast samen, vragen gratis kleurmonsters aan, plannen een bezoek aan de showroom in Kaatsheuvel en laten desgewenst monteren. Wasombouw levert in heel Nederland en België en werkt samen met retailpartners. Een bedrijf dat zo dicht op de klant zit, online verkoopt en op maat produceert, leunt zwaar op zijn IT. Mail die het altijd doet, agenda's die kloppen, bestanden die iedereen terugvindt en een website die meteen tot een afspraak leidt: dat is geen luxe, maar de motor onder de groei. Toen die basis begon te knellen, ging Wasombouw op zoek naar een IT-partner die het geheel kon moderniseren en daarna ook gewoon kon blijven beheren. Die partner werd TRON Group. In deze klantcase lees je hoe we de verouderde mailomgeving hebben vervangen door Google Workspace, hoe we de afsprakenflow op de website hebben gestroomlijnd, en hoe we beveiliging, wachtwoordbeheer en samenwerking op orde brachten. Geen grote woorden, wel een omgeving die rustig en betrouwbaar meewerkt in plaats van tegenwerkt. We werkten daarbij stap voor stap, zodat de dagelijkse productie en het klantcontact gewoon door konden blijven gaan terwijl de basis onder handen werd genomen.

De uitdaging

De oude mailomgeving van Wasombouw draaide op verouderde mailservers. Dat soort opzet werkt zolang het werkt, maar het levert sluipende problemen op: mail die niet altijd betrouwbaar binnenkomt, agenda's die lastig te delen zijn, en geen logische plek waar het hele team bestanden centraal terugvindt. Voor een bedrijf dat orders, configuraties, montageafspraken en klantcontact dagelijks moet bijhouden, kost dat tijd en aandacht die beter naar de klant kan gaan. Daarbovenop speelde beveiliging. Een groeiend bedrijf werkt met meer mensen, meer apparaten en meer accounts, en daarmee groeit ook het risico. Wachtwoorden werden niet centraal en veilig beheerd, tweestapsverificatie was niet overal afgedwongen, en de losse apparaten misten consistente endpointbeveiliging. Dat is precies het soort situatie waarin één zwak wachtwoord of één onbeschermd apparaat een vervelend lek kan worden. Tot slot wilde Wasombouw de website beter laten werken als verkoopkanaal. Veel bezoekers willen graag een moment inplannen, bijvoorbeeld voor advies of een showroombezoek, maar het ontbrak aan een soepele, directe manier om dat te doen. Een geïnteresseerde klant die moet wachten op een terugbelafspraak of een mailwisseling, haakt nu eenmaal sneller af. De vraag aan TRON Group was helder: breng de basis op orde, maak het veilig, en zorg dat de website van bezoeker naar afspraak leidt zonder gedoe.

Onze aanpak

1. 1

   Inventarisatie en migratieplan

   We begonnen met luisteren en in kaart brengen. Hoe werkt het team, welke mailadressen en gegevens zijn er, en wat moet er per se behouden blijven? Op basis daarvan maakten we een migratieplan naar Google Workspace, zodat mail, contacten en agenda's konden overgaan zonder dat er onderweg iets verloren ging. Het uitgangspunt: de dagelijkse werking van Wasombouw mag er zo min mogelijk last van hebben. We bespraken vooraf duidelijk wat er zou gebeuren en wanneer, zodat het team wist waar het aan toe was.

2. 2

   Migratie naar Google Workspace

   We hebben de verouderde mailservers vervangen door Google Workspace. Daarmee staan mail, agenda en samenwerking voortaan op één moderne, beheerde basis die overal en op elk apparaat werkt. Accounts zijn netjes ingericht, agenda's zijn deelbaar, en de omgeving groeit eenvoudig mee als het team groter wordt. Dit valt onder onze dienst Google Workspace, waarbij we niet alleen migreren maar de omgeving ook blijven beheren.

3. 3

   Beveiliging op orde: 2FA, endpoints en wachtwoordbeheer

   Vervolgens richtten we de beveiliging in. We dwongen tweestapsverificatie (2FA) af op de accounts, brachten endpointbeveiliging aan op alle apparaten en zetten een centrale oplossing voor wachtwoordbeheer op. Wachtwoorden en secrets kunnen nu veilig worden opgeslagen en gedeeld, zonder dat ze via een chatbericht of een plakbriefje rondgaan. Dit hoort bij onze Cyber Security-aanpak en verkleint de kans op misbruik aanzienlijk.

4. 4

   Calendly-afsprakenflow in de website

   Om de website als verkoopkanaal te versterken, integreerden we een Calendly-afsprakenflow. Een bezoeker kan nu direct een geschikt moment kiezen, dat meteen in de juiste agenda landt. Dat scheelt heen-en-weer mailen en zorgt dat een geïnteresseerde klant niet onnodig afhaakt. Deze koppeling sluit aan op onze Software Engineering-dienst, waarin we tools netjes laten samenwerken met de site.

5. 5

   Drive-workflow, AI en doorlopend beheer

   Tot slot richtten we een Google Drive-workflow in, zodat het team samen aan bestanden werkt en alles centraal terugvindbaar is in plaats van verspreid over apparaten en mailboxen. We hielpen daarnaast met de inzet van AI om terugkerend werk slimmer aan te pakken. Het geheel houden we draaiende met algemene IT-ondersteuning, onze dienst IT Beheer, zodat Wasombouw één vast aanspreekpunt heeft voor alles wat met IT te maken heeft.

De oplossing

Het resultaat is een samenhangende IT-omgeving die rust geeft. Google Workspace vormt de basis: mail, agenda en samenwerking staan op één moderne plek die overal werkt en eenvoudig meegroeit. De verouderde mailservers zijn verleden tijd, inclusief de onzekerheid die daarbij hoorde. Beveiliging is geen losse gedachte meer, maar standaard ingebouwd. Tweestapsverificatie is afgedwongen, alle apparaten hebben endpointbeveiliging, en wachtwoorden en secrets worden centraal en veilig beheerd en gedeeld. Daarmee is de kans op een datalek of accountovername flink kleiner geworden, zonder dat het team er in het dagelijks gebruik veel van merkt. De website doet nu actief mee in het klantcontact. Via de geïntegreerde Calendly-flow plant een bezoeker zelf een afspraak, die direct in de juiste agenda komt. Bestanden delen en samenwerken gaat via een heldere Google Drive-workflow, en met de inzet van AI pakt het team terugkerend werk efficiënter aan. Achter dit alles staat TRON Group als vast aanspreekpunt voor IT Beheer en ondersteuning, zodat Wasombouw zich kan blijven richten op waar het goed in is: mooie wasmachinekasten op maat maken.

Het resultaat

Wasombouw werkt sinds de overstap met een omgeving die meewerkt in plaats van tegenwerkt. De migratie naar Google Workspace bracht mail, agenda en samenwerking samen op één plek die op elk apparaat betrouwbaar werkt, waardoor het team minder tijd kwijt is aan technische ruis en meer tijd overhoudt voor klanten en productie. Op het gebied van veiligheid is een duidelijke stap gezet. Met afgedwongen 2FA, endpointbeveiliging op alle apparaten en centraal wachtwoordbeheer is de omgeving beter beschermd tegen veelvoorkomende risico's, zoals zwakke of gedeelde wachtwoorden en onbeschermde apparaten. Het veilig delen van wachtwoorden en secrets maakt samenwerken bovendien eenvoudiger en veiliger tegelijk. Commercieel helpt de Calendly-afsprakenflow op de website om bezoekers soepel naar een concrete afspraak te begeleiden, zonder eindeloos heen-en-weer mailen. De Google Drive-workflow zorgt dat iedereen bij de juiste, actuele bestanden kan, en de inzet van AI maakt terugkerend werk lichter. Met TRON Group als vaste IT-partner heeft Wasombouw een omgeving die past bij een groeiend bedrijf en die rustig kan meeschalen met wat er komt.