En bref
- Migration d'anciens serveurs de messagerie vers Google Workspace, avec e-mails, agendas et collaboration réunis sur une base moderne unique.
- Authentification à deux facteurs imposée, sécurité des terminaux sur tous les appareils et gestion sécurisée des mots de passe pour toute l'équipe.
- Un parcours de prise de rendez-vous Calendly intégré au site web, pour qu'un visiteur puisse réserver un créneau immédiatement.
- Infogérance et support continus, ainsi que le recours à l'IA pour traiter les tâches récurrentes plus intelligemment et plus vite.
Basée à Kaatsheuvel, Wasombouw conçoit et fabrique des meubles sur mesure pour lave-linge, en MDF résistant à l'humidité et aux éclaboussures, destinés aux buanderies des particuliers. Le principe est simple : un meuble à la fois beau et pratique pour le lave-linge ne doit pas être réservé aux cuisinistes, mais rester accessible et abordable. Les clients composent leur meuble via le configurateur en ligne, commandent gratuitement des échantillons de couleur, planifient une visite au showroom de Kaatsheuvel et peuvent, s'ils le souhaitent, le faire monter. Wasombouw livre dans tous les Pays-Bas et en Belgique, et travaille avec des revendeurs partenaires. Une entreprise aussi proche de ses clients, qui vend en ligne et produit sur mesure, dépend fortement de son informatique. Une messagerie qui fonctionne toujours, des agendas fiables, des fichiers que chacun retrouve et un site web qui mène directement à un rendez-vous : ce n'est pas un luxe, c'est le moteur de la croissance. Lorsque cette base a commencé à montrer ses limites, Wasombouw a cherché un partenaire IT capable de moderniser l'ensemble, puis de continuer à le gérer au quotidien. Ce partenaire, c'est TRON Group. Dans cette étude de cas, vous découvrirez comment nous avons remplacé l'ancienne messagerie par Google Workspace, simplifié la prise de rendez-vous sur le site web, et remis en ordre la sécurité, la gestion des mots de passe et la collaboration. Pas de grands discours, mais un environnement calme et fiable, qui aide au lieu de gêner. Nous avons avancé étape par étape, pour que la production et la relation client puissent se poursuivre normalement pendant la refonte de la base.
Point de départ
Le défi
L'ancienne messagerie de Wasombouw reposait sur des serveurs de messagerie vieillissants. Ce type d'installation fonctionne… tant qu'il fonctionne, mais il engendre des problèmes insidieux : des e-mails qui n'arrivent pas toujours de façon fiable, des agendas difficiles à partager et aucun endroit logique où toute l'équipe retrouve ses fichiers. Pour une entreprise qui doit suivre chaque jour des commandes, des configurations, des rendez-vous de montage et des échanges clients, cela coûte du temps et de l'attention qui seraient mieux consacrés aux clients. À cela s'ajoutait la sécurité. Une entreprise en croissance compte plus de collaborateurs, plus d'appareils et plus de comptes, et le risque augmente d'autant. Les mots de passe n'étaient pas gérés de façon centralisée et sécurisée, l'authentification à deux facteurs n'était pas imposée partout et les appareils manquaient d'une sécurité des terminaux homogène. C'est exactement le genre de situation où un seul mot de passe faible ou un seul appareil non protégé peut ouvrir une brèche fâcheuse. Enfin, Wasombouw souhaitait que son site web joue davantage son rôle de canal de vente. Beaucoup de visiteurs veulent réserver un créneau, par exemple pour un conseil ou une visite du showroom, mais il manquait un moyen simple et direct de le faire. Un client intéressé qui doit attendre un rappel ou un échange d'e-mails décroche plus vite, c'est un fait. La demande adressée à TRON Group était claire : remettre la base en ordre, la sécuriser, et faire en sorte que le site web mène le visiteur jusqu'au rendez-vous, sans complication.
Comment nous avons procédé
Notre approche
État des lieux et plan de migration
Nous avons commencé par écouter et dresser l'inventaire. Comment travaille l'équipe, quelles adresses e-mail et quelles données existent, et que faut-il absolument conserver ? Sur cette base, nous avons établi un plan de migration vers Google Workspace, pour que les e-mails, les contacts et les agendas puissent être transférés sans rien perdre en route. Le principe : perturber le moins possible le fonctionnement quotidien de Wasombouw. Nous avons expliqué à l'avance ce qui allait se passer et quand, afin que l'équipe sache à quoi s'attendre.
Migration vers Google Workspace
Nous avons remplacé les anciens serveurs de messagerie par Google Workspace. E-mails, agendas et collaboration reposent désormais sur une base moderne et gérée, qui fonctionne partout et sur n'importe quel appareil. Les comptes sont proprement configurés, les agendas sont partageables et l'environnement s'adapte facilement à la croissance de l'équipe. Cela relève de notre service Google Workspace, dans le cadre duquel nous ne nous contentons pas de migrer : nous continuons aussi à gérer l'environnement.
Une sécurité en ordre : 2FA, terminaux et gestion des mots de passe
Nous avons ensuite mis en place la sécurité. Nous avons imposé l'authentification à deux facteurs (2FA) sur les comptes, déployé la sécurité des terminaux sur tous les appareils et installé une solution centrale de gestion des mots de passe. Mots de passe et secrets peuvent désormais être stockés et partagés en toute sécurité, sans circuler par message instantané ou sur un post-it. Cela fait partie de notre approche Cybersécurité et réduit considérablement le risque d'utilisation abusive.
Prise de rendez-vous Calendly intégrée au site web
Pour renforcer le site web en tant que canal de vente, nous avons intégré un parcours de prise de rendez-vous Calendly. Un visiteur peut désormais choisir directement un créneau qui lui convient, qui s'inscrit aussitôt dans le bon agenda. Cela évite les allers-retours par e-mail et empêche un client intéressé de décrocher inutilement. Cette intégration s'inscrit dans notre service Développement logiciel, où nous faisons fonctionner proprement les outils avec le site.
Workflow Google Drive, IA et gestion continue
Enfin, nous avons mis en place un workflow Google Drive, pour que l'équipe travaille ensemble sur les fichiers et retrouve tout au même endroit, au lieu de fichiers éparpillés entre appareils et boîtes mail. Nous avons aussi accompagné le recours à l'IA pour traiter plus intelligemment les tâches récurrentes. L'ensemble tourne grâce à un support informatique général, notre service d'infogérance, si bien que Wasombouw dispose d'un interlocuteur unique pour tout ce qui touche à l'informatique.
Vue d’ensemble
La solution
Le résultat : un environnement informatique cohérent qui apporte de la sérénité. Google Workspace en constitue la base : e-mails, agendas et collaboration sont réunis en un seul endroit moderne, qui fonctionne partout et évolue facilement. Les anciens serveurs de messagerie appartiennent au passé, tout comme l'incertitude qui allait avec. La sécurité n'est plus une réflexion après coup, elle est intégrée par défaut. L'authentification à deux facteurs est imposée, tous les appareils bénéficient de la sécurité des terminaux, et les mots de passe et secrets sont gérés et partagés de façon centralisée et sécurisée. Le risque de fuite de données ou de piratage de compte a ainsi nettement diminué, sans que l'équipe en ressente vraiment la contrainte au quotidien. Le site web participe désormais activement à la relation client. Grâce au parcours Calendly intégré, le visiteur réserve lui-même un rendez-vous, qui arrive directement dans le bon agenda. Le partage de fichiers et la collaboration passent par un workflow Google Drive clair, et l'IA aide l'équipe à traiter plus efficacement les tâches récurrentes. Derrière tout cela, TRON Group est l'interlocuteur attitré pour l'infogérance et le support, afin que Wasombouw puisse continuer à se concentrer sur ce qu'elle fait de mieux : fabriquer de beaux meubles sur mesure pour lave-linge.
Ce que cela apporte
Le résultat
- E-mails, agendas et collaboration sur une base moderne unique
- Google Workspace
- Authentification à deux facteurs imposée et appareils sécurisés
- 2FA + terminaux
- Infogérance continue avec un interlocuteur unique
- Géré
Depuis la migration, Wasombouw travaille avec un environnement qui aide au lieu de gêner. Le passage à Google Workspace a réuni e-mails, agendas et collaboration en un seul endroit, fiable sur tous les appareils : l'équipe perd moins de temps avec les aléas techniques et en garde davantage pour les clients et la production. En matière de sécurité, un cap clair a été franchi. Avec la 2FA imposée, la sécurité des terminaux sur tous les appareils et une gestion centralisée des mots de passe, l'environnement est mieux protégé contre les risques courants, comme les mots de passe faibles ou partagés et les appareils non protégés. Le partage sécurisé des mots de passe et des secrets rend en outre la collaboration à la fois plus simple et plus sûre. Sur le plan commercial, le parcours de prise de rendez-vous Calendly sur le site web guide les visiteurs en douceur vers un rendez-vous concret, sans échanges d'e-mails à n'en plus finir. Le workflow Google Drive garantit que chacun accède aux bons fichiers, à jour, et l'IA allège les tâches récurrentes. Avec TRON Group comme partenaire IT attitré, Wasombouw dispose d'un environnement adapté à une entreprise en croissance, capable d'accompagner sereinement la suite.
FAQ
