Hoe TRON Group de IT en security verzorgt voor Work Wise Projecten

Work Wise Projecten is een internationale dienstverlener in onderhoud en service voor de offshore-, marine- en windenergiesector en voor de olie- en gasindustrie. Vanuit het hoofdkantoor in Nieuwerkerk aan den IJssel werkt de organisatie wereldwijd, zowel onshore als offshore. Teams worden ingezet voor onder meer steigerbouw, rope access, conserveringswerk en schilderwerk, isolatie, piping en constructie, inspecties (waaronder NDT) en het leveren van vakmensen. Het is werk waarbij kwaliteit en veiligheid voorop staan en waarbij mensen vaak op afstand, op locatie of op zee actief zijn. Dat type organisatie stelt eigen eisen aan IT. Medewerkers en projectleiders moeten overal veilig bij hun e-mail, documenten en planning kunnen, vaak vanaf wisselende locaties en uiteenlopende apparaten. Een mailtje dat onderweg wordt beantwoord, een werkpakket dat op locatie wordt geopend, een document dat offshore moet worden geraadpleegd: het moet kunnen, zonder gedoe en zonder onnodige risico's. Tegelijk neemt de dreiging van phishing en gegevensdiefstal in de hele sector toe, en is een internationaal opererend bedrijf met gevoelige projectinformatie een interessant doelwit. Work Wise Projecten zocht daarom een IT-partner die de digitale werkomgeving niet alleen draaiend houdt, maar die ook structureel beveiligt en meedenkt. Geen leverancier die pas in beeld komt als er iets stuk is, maar een vast aanspreekpunt dat de omgeving kent en proactief op orde houdt. TRON Group verzorgt sindsdien het Microsoft 365-beheer, de security en het endpointbeheer, met IT-consultancy als rode draad om keuzes uit te leggen en samen vast te leggen.

De uitdaging

Work Wise Projecten heeft een werkomgeving die niet aan een vast kantoor gebonden is. Vakmensen, projectleiders en kantoorpersoneel werken verspreid over verschillende locaties en regelmatig op afstand of offshore. Dat vraagt om toegang tot e-mail, bestanden en samenwerking die altijd beschikbaar is, maar die tegelijk niet zomaar voor iedereen open mag staan. De uitdaging zat op twee vlakken. Aan de ene kant moest het dagelijks werken soepel blijven verlopen: inloggen, samenwerken in Microsoft 365 en bij de juiste gegevens kunnen, ongeacht waar iemand zit. Vertraging of gedoe bij het inloggen kost tijd en irritatie, juist bij mensen die onderweg of op locatie zijn en niet altijd een helpdesk om de hoek hebben. Aan de andere kant nam de noodzaak van goede beveiliging toe. Een internationaal bedrijf in de energie- en offshoresector heeft te maken met gevoelige projectinformatie en is aantrekkelijk voor phishing en accountmisbruik. Zonder centrale grip op accounts, apparaten en wachtwoorden ontstaan al snel risico's: zwakke wachtwoorden, apparaten die buiten beeld blijven en toegang die niet meer past bij iemands rol. Ook in- en uitstroom van medewerkers en flexkrachten vraagt om structuur, zodat niemand langer toegang houdt dan nodig is. Work Wise Projecten wilde die risico's verkleinen zonder de medewerkers in de weg te lopen, en zocht daarvoor een partner die meedenkt in plaats van alleen oplost. Een partner die de keuzes in begrijpelijke taal uitlegt, samen vastlegt wat er is ingericht en die het overzicht bewaakt naarmate de organisatie verandert.

Onze aanpak

1. 1

   Microsoft 365 centraal inrichten en beheren

   We zijn begonnen met het in beheer nemen van de Microsoft 365-omgeving. Accounts, licenties, e-mail en samenwerking zijn op één plek inzichtelijk gemaakt, zodat in- en uitstroom van medewerkers gestructureerd verloopt en niemand toegang houdt die niet meer nodig is. Zo ontstaat een omgeving die je kunt overzien en onderhouden, en die rust geeft bij wijzigingen in het team.

2. 2

   Security en conditional access aanzetten

   Vervolgens hebben we de beveiliging aangescherpt met conditional access en tweestapsverificatie (2FA). Inloggen wordt getoetst aan voorwaarden zoals account, apparaat en context, zodat alleen vertrouwde toegang wordt toegestaan. Voor een internationaal opererend team is dit een belangrijke stap om accountmisbruik en phishing tegen te gaan, zonder dat het dagelijks inloggen onwerkbaar wordt.

3. 3

   Endpointbeheer en mobile device management

   We hebben endpointbeheer en endpointbeveiliging ingericht, aangevuld met mobile device management. Laptops en mobiele apparaten worden centraal beheerd, voorzien van beleid en beveiligd, ook als ze buiten kantoor of op locatie worden gebruikt. Daardoor blijven apparaten in beeld en blijft bedrijfsdata beter beschermd, zelfs als een apparaat zoekraakt of moet worden vervangen.

4. 4

   Wachtwoordbeheer invoeren

   Om zwakke en hergebruikte wachtwoorden tegen te gaan, hebben we wachtwoordbeheer ingericht. Medewerkers kunnen sterke wachtwoorden veilig opslaan en gebruiken, zonder dat ze alles uit het hoofd hoeven te kennen. Dat verlaagt een veelvoorkomend risico en maakt veilig werken eenvoudiger in de praktijk, ook voor mensen die met meerdere systemen werken.

5. 5

   IT-consultancy als doorlopende rode draad

   Door alle stappen heen leveren we IT-consultancy. We leggen keuzes uit in begrijpelijke taal, denken mee over de inrichting en stemmen de IT af op hoe Work Wise Projecten daadwerkelijk werkt. Zo blijft de omgeving meegroeien met de organisatie en blijven beslissingen onderbouwd en navolgbaar, ook als er nieuwe locaties of projecten bij komen.

De oplossing

De oplossing is een centraal beheerde en beveiligde Microsoft 365-omgeving die past bij een internationaal opererende organisatie. TRON Group verzorgt het dagelijkse beheer, de security en het endpointbeheer, zodat Work Wise Projecten zich kan richten op het eigen werk in de offshore-, marine- en windenergiesector en in de olie- en gasindustrie. Concreet betekent dit dat accounts, licenties en toegang centraal worden beheerd, dat inloggen is beveiligd met conditional access en tweestapsverificatie, en dat laptops en mobiele apparaten via endpointbeheer en mobile device management in beeld en beschermd blijven. Wachtwoordbeheer maakt sterke en veilige wachtwoorden vanzelfsprekend. IT-consultancy zorgt ervoor dat alle onderdelen op elkaar aansluiten en dat keuzes worden uitgelegd en vastgelegd. Het resultaat is een werkomgeving die mensen op kantoor, op afstand en op locatie veilig kunnen gebruiken, met TRON Group als vast aanspreekpunt. De beveiliging draait grotendeels op de achtergrond mee, zodat het dagelijks werk er weinig last van heeft, terwijl de risico's wel structureel kleiner worden. Verandert er iets in het team of komt er een nieuwe behoefte bij, dan kan de inrichting daar stap voor stap op worden aangepast.

Het resultaat

Voor Work Wise Projecten betekent de samenwerking vooral rust en overzicht. De Microsoft 365-omgeving wordt centraal beheerd, waardoor accounts, licenties en toegang inzichtelijk blijven en in- en uitstroom van medewerkers gestructureerd verloopt. Er hoeft niet meer op verschillende plekken te worden gezocht naar wie waar bij kan. Door conditional access en tweestapsverificatie is inloggen beter beschermd tegen phishing en accountmisbruik, wat belangrijk is voor een bedrijf met gevoelige projectinformatie in de energie- en offshoresector. Met endpointbeheer en mobile device management staan laptops en mobiele apparaten niet meer los van elkaar, maar worden ze centraal beheerd en beveiligd, ook buiten kantoor. Wachtwoordbeheer verlaagt een veelvoorkomend risico door sterke wachtwoorden veilig en werkbaar te maken. Doordat IT-consultancy de rode draad vormt, blijven keuzes uitlegbaar en groeit de inrichting mee met de organisatie. Work Wise Projecten heeft daardoor een vast aanspreekpunt voor IT en security, zonder hier zelf voortdurend mee bezig te zijn. De aandacht kan blijven liggen waar die hoort: bij het werk in het veld en op zee.